#71: Digital Decluttering I – Desktop aufräumen
Zu einem aufgeräumten Arbeitsplatz, gehört ein aufgeräumter Arbeitsplatz (= engl. für "Desktop”).
Unsere Laptops, Tablets und Smartphones beherbergen heute so viele Dokumente, Daten, Fotos und Ordner wie ein zusätzliches (Arbeits-)Zimmer. Die digitale Sphäre ist genauso ein Raum wie unsere physischen Räume und kann (und sollte) daher auch genauso aufgeräumt werden – und damit meine ich nicht nur, ab und zu Dokumente in den Papierkorb zu verschieben (wobei das schon mal ein guter Anfang ist). Es ist wichtig zu verstehen, dass digitaler Müll, obgleich er unsichtbar und schwerer zu fassen ist, nicht minder schwer auf unseren Gemütern liegt. Digitale Dinge beanspruchen aufs Höchste unseren Raum und unsere Zeit. Und damit herzlich willkommen zum ersten Teil der Miniserie, die sich dem Thema Digital Decluttering (digitales Aufräumen) widmet. Heute geht es um das Aufräumen deines Desktops von Dokumenten, Ordnern und Fotos, das genauso wie das Aufräumen von anfassbaren Akten und Ordnern funktioniert.
Tipp: Du hast nicht viel Zeit, willst aber dringend loslegen, weil du das Chaos auf deinem Computer nicht mehr ertragen kannst? Scroll ganz nach unten für den Quick Fix!
Let’s begin: Mindset Makeover
Bevor du mit dem (digitalen) Aufräumen loslegst, solltest du diesen einen wichtigen Schritt nicht überspringen: Das Nachdenken. Unreflektiert in einen (Aufräum-)Prozess zu gehen, stiehlt dir den Großteil der Effizienz. Oder anders ausgedrückt: Ohne die nötige mentale Vorarbeit kannst du es auch gleich sein lassen! Denn es ist wichtig, dass du dir zunächst im Kopf darüber im Klaren bist, was deine Ziele sind. Also stelle dir jetzt diese zwei Fragen und beantworte sie ganz ehrlich:
Welche Veränderung wünschst du dir? (-> dein Ziel)
Was möchtest du verändern? / Was bist du bereit zu verändern? (-> Dein Einsatz)
Im Folgenden möchte ich dir ein paar Gedankenanstöße geben, um dich auf den Aufräumprozess einzustimmen.
„Nicht alles kommt in mein Leben, um zu bleiben.“
Kannst du dich mit dieser Aussage identifizieren? Das Loslassen wird leichter, wenn du das Leben mehr als ein Gewässer verstehst, das permanent in Bewegung ist. Manchmal werden Sachen an die Ufer deines Lebens gespült, die du gut gebrauchen kannst und die dich ein Stück weit deines Weges begleiten. Sei dankbar dafür. Dann kommt die Zeit, wo du die Dinge wieder den Fluten übergeben darfst. Alles ist ein Kreislauf, ist ein Fluss, bei dem Stillstand tödlich ist. Halte nicht unnötig an Dingen fest.
Dein mentaler Raum ist begrenzt
Verstehe: Ein Dokument kommt selten allein. Genau wie physische Papiere sind digitale Dokumente Herdentiere. Das heißt, sie sind nicht gerne allein und werden deshalb alles dafür tun, dass sich schnell weitere Dokumente um sie herum versammeln. Doch auch wenn der digitale Raum – je nach Festplattengröße – deutlich umfangreicher ist als manch physischer: Dein mentaler Raum ist begrenzt. Jedes Ding, also auch jedes digitale Ding (Dokument, Foto, Ordner, …) verlangt nach deiner Aufmerksamkeit. Wem oder was willst du deine Aufmerksamkeit schenken? Befreie dich von allem anderen!
Der Zeitfaktor
Ein nicht zu unterschätzendes Problem ist, neben dem des begrenzten (mentalen) Raumes, das der begrenzten Zeit!(Digitale) Unordnung hat die fiese Eigenschaft, deine Zeit zu fressen. Wer 123.456 GB Fotos auf seinem Endgerät hat, braucht entweder Stunden um das richtige zu finden oder ein extrem gutes Ordnungssystem. Wer an der Kasse erst siebenundzwanzig Seiten mit Apps auf seinem Smartphone durchblättern muss, um Payback-Punkte einlösen zu können, verschenkt unnötig Minuten seines Lebens (und das der anderen Menschen an der Kasse). Ich hoffe du verstehst, was ich meine: Auch digitale Daten rauben uns Zeit, wenn sie unsortiert bleiben und überhandnehmen.
Raum oder Gegenstand?
Wie beim physischen Aufräumen auch kannst du dir die Frage stellen: The space or the item? Beides geht nicht! Was ist dir wichtiger, der Raum (im Sinne von freier Platz/freie Oberfläche) oder der Gegenstand? Ein cleaner Desktop, nur mit dem Browsersymbol oder vielleicht ganz ohne Icons? Eine leere Smartphonestartseite und eine zweite Seite nur mit den drei wichtigsten Apps? Wie schön wäre das?! Glaub mir, auch und gerade im digitalen Bereich ist weniger oft mehr!
Ich glaube, dein Gehirn ist nun gut aufs Loslassen programmiert. Dann kann es ja losgehen mit dem Aufräumprozess!
II. Paper Party
Erster Schritt: Ausmisten
Genau wie beim Aufräumen von Papieren lautet die Devise: Alles muss weg! Aber keine Panik, es geht hier lediglich um eine Grundeinstellung. Die sollte sein, dass du dich von so viel trennst wie möglich und so wenig behältst wie nötig! Hier unterscheidet sich die Kategorie der Papiere/Dokumente etwas von den anderen KonMari®-Kategorien, denn die Idee ist, dass alles aussortiert wird und du explizit nur die Dokumente behältst, die unentbehrlich sind.
Schritt für Schritt ALLES durchsehen
Fahre also deinen PC, Laptop, Tablet hoch (oder was auch immer du hauptsächlich verwendest) und geh in deine Ordnerstruktur, also dorthin, wo deine Dokumente versammelt sind. (Achtung: Wir kümmern uns hier zunächst um deine privaten Angelegenheiten, berufliche Dokumente kannst du, wenn du magst, in einem nächsten Schritt angehen.) Nun gehst du Schritt für Schritt durch jeden Ordner, genau wie du es bei den physischen Pendants tun würdest. Versuche, so viel wie möglich zu löschen, aber achte auf die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente!
Zur Orientierung:
Das bleibt:
1. Persönliche Dokumente wie Geburtsurkunde, Impfpass, Testament, Patientenverfügung, medizinische Berichte, …
2. Sentimentales oder anderweitig Wichtiges wie: Urkunden, Zeugnisse, Zertifikate
3. Verträge
4. Versicherungen
5. Steuer: Unterlagen für die Steuer wie z.B. relevante Rechnungen
6. Bank/Finanzen: Kontoauszüge, Depotunterlagen
7. Sonstiges
Achte bei all diesen Dingen darauf, dass sie AKTUELL noch RELEVANT sind. Brauchst du noch den Mietvertrag aus Studiumszeiten? Deine Lohnsteuerbescheinigung von annodazumal? Kontoauszüge von 2010?
Das geht:
1. Bedienungsanleitungen (kann man im Internet finden)
2. Seminar- oder Kursunterlagen (wann hast du das letzte Mal reingeschaut? Wirst du je reinschauen?)
3. Belege/Rechnungen, die bereits in die Steuererklärung eingeflossen sind bzw. von Gegenständen, bei denen die Rückgabefrist/Garantie abgelaufen ist
Das Thema Fotos ist etwas komplexer, deswegen gibt es dafür einen eigenen Blogbeitrag. Du findest ihn hier.
Zweiter Schritt: Ordnen
Du bist durch all deine Dokumente gegangen und hast gelöscht und gelöscht, sodass jetzt nur noch die Essenz in deinem digitalen Aktenschrank übrig ist? Super! Dann geht es jetzt ums Kategorisieren. Ziel ist es, eine einfache und übersichtliche Ordnerstruktur für deine (privaten) Dokumente zu erstellen. Geh dabei intuitiv vor. Frage dich: Unter welchem Stichwort würde ich das Dokument suchen?
Simple Ordnerstruktur
Oft bietet sich eine Ordnerstruktur nach Kategorien an. Diese könnten zum Beispiel so lauten: Arbeit, Wohnen, Gesundheit, Versicherungen, Auto, Steuer, … Achte darauf, dass du nicht zu viele Kategorien aufmachst. Ich würde sagen, maximal zehn! Keep it simple! Bei Bedarf kannst du in die einzelnen Ordner gehen und dort Unterordner anlegen. Zum Beispiel „Wohnen“ -> „Mietvertrag“. Halte jede Oberfläche ordentlich, indem du nicht zu viele Ordner anlegst! Mach es so, wie es für dich funktioniert. Es kommt darauf an, mit welcher Menge du dich wohlfühlst und welches System dir das Ordnen, Suchen, Finden und das Leben generell erleichtert.
Ein kleiner Tipp: Koordiniere deine Digitale Dateiablage mit der (eventuell vorhandenen) analogen. Es bietet sich an, die analogen Ordner mit denselben Schlagwörtern zu beschriften wie die digitalen. Frage dich ganz generell, was du analog aufbewahren willst/musst und was digital. Vermeide Doppelungen und entscheide dich für deinen Weg!
To Do-Ordner
Du bist dir nicht sicher, wo ein Dokument hingehört? Oder ein Dokument muss noch bearbeitet/durchgeschaut werden und kann dann direkt weg? Für alles, das noch nicht direkt „verräumt“ werden kann, empfehle ich, einen Extraordner anzulegen. Im physischen Bereich wäre das die sogenannte pending box. Eine Box oder ein Aufsteller, in den alle noch zu bearbeitenden (=anhängigen) Dokumente kommen. Du kannst diesen Ordner zum Beispiel „To do“ nennen und direkt auf deinem Desktop platzieren. Nimm dir einen bestimmten Tag pro Woche vor, an dem du diesen Ordner abarbeitest.
Daten übertragen und sichern
Achte darauf, die Dokumente auf einer Cloud oder externen Festplatte zu speichern für die doppelte Sicherung. Mach dir auch Gedanken darüber, wie deine Dokumente in Zukunft auf deinem Gerät eingehen und was dann mit ihnen passiert. Benutzt du ein Cloudsystem und hast die automatische Datenübertragung angeschaltet? Dann werden zum Beispiel Fotos von deinem Handy automatisch auch auf deinen Laptop überspielt. Willst du, dass alles direkt übertragen wird? Das führt einerseits zu Doppelungen und Speicherplatzengpässen. Andererseits hast du so alles jederzeit auf allen deinen Geräten zur Verfügung. Es gibt hier kein Richtig oder Falsch, aber du solltest eine bewusste Entscheidung treffen. Es braucht ein bisschen Zeit, eine Routine in der digitalen Dateiablage herzustellen, aber es lohnt sich. Hör dich doch mal in deinem Freundeskreis um, welche Systeme dort verwendet werden.
Der letzte Klick
Das Ziel dieses ersten digitalen Aufräumens ist es, dass du deinen Laptop oder dein anderes Gerät startest und auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz (=Desktop/Startseite) blickst. Du fühlst dich entspannt, weil du die Kontrolle hast: Dank der übersichtlichen Ordnerstruktur weißt du ganz genau, wo sich welches Dokument befindet und das Gefühl, alles Überflüssige aussortiert zu haben, ist einfach unschlagbar. Wenn am Ende alle unnötigen Dokumente im Papierkorb sind, darfst du auf „Papierkorb leeren“ klicken. Noch nie hat sich ein Klick so gut angefühlt! 😊
Quick Fix - Besiege die Angst! …und die Faulheit…
Erstelle einen neuen Ordner auf deinem Desktop, den du Archiv nennst.
Verschiebe ALLE deine Dateien in den Archiv-Ordner.
So, jetzt herrscht immerhin auf den ersten Blick Ordnung. Willst du mehr? Los geht’s!
Lege neue Ordner an mit Titeln (Kategorien), die für dich Sinn ergeben (s. oben).
Verbringe jedes Wochenende eine Stunde damit, Dateien vom Archiv-Ordner entweder zu löschen oder in den dafür vorgesehenen neuen Ordner zu verschieben.
Dauert ein bisschen, zahlt sich aber aus! Oder blocke dir ein komplettes Wochenede und mach es in einem Schwung. Super effektiv!
Gewöhne dir an, NIEMALS eine einzelne Datei auf deinem Desktop zu speichern! Dein Desktop ist heilig. Er bleibt von nun an immer aufgeräumt!
Lies weiter oben, wie eine gute Routine beim Umgang mit neuankommenden Dokumenten aussehen kann.